회사의 주주명부 작성과 보관

회사의 주주명부 작성과 보관

￭ 질문요지
주주명부상의 개인정보(이름, 주민번호, 주식수, 주소)를 포함한 주주명부의 작성 및 보관은 상법 등의 법근거에 기반하고 있어, 해당 회사는 이용목적 달성 후 최소 2년을 보관하고 있음.

이 경우에 회사는 배당명세서(이름, 주민번호, 주식수, 주소, 배당금, 세금)는 5년을 원칙적으로 보관하고 있음.
1. 회사는 배당명세서를 의무적으로 보관해야 하는지?
2. 보관 의무가 있다면 어떤 법규정에 근거하는지?
3. 보관의무가 없는데도, 보관하고자 한다면 어떤 법규정에 근거할 수 있는지?

￭ 내용설명
1. 질의한 배당명세(내역)에 관한 근거 법령은 찾기 어려우며, 배당절차의 일환으로 주주에게 배당한 내역을 서류로 정리, 작성하는 것으로 보임. 

상법상 배당명세서는 배당금에 대해 소득자의 인적사항, 지급액, 세액 등을 기재한 서류로, 이는 회사의 영업에 직접적 관련이 있는 서류가 아님. 

상법상 상업장부 및 영업에 관한 중요서류의 경우 10년간 보존하도록 하고 있으며, 전표 또는 이와 유사한 서류의 경우 5년간 이를 보존하도록 규정하고 있으나(상법 제33조 제1항), 배당명세서는 상법상 회사가 작성해야 할 장부가 아니며, 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로 상업장부에도 해당하지 않음.  

2. 따라서 배당명세의 보관에 대한 의무는 없는 것으로 보임.

3. 다만, 배당명세의 보관에 대한 법적 의무는 없으나 회사는 내부규정 등을 통해 그 보관기간을 정할 수 있으며, 상법상 배당금지급청구권의 소멸시효는 5년임(상법 제464조의2 제2항). 

따라서 추후 주주의 배당금 수령의 다툼이 발생할 경우 주주여부 대조 확인 및 배당지급청구권의 소멸시효 등을 고려하여 5년의 기간 동안 배당명세를 보존하는 것이 바람직할 것으로 보임.

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