주주총회의 전자투표와 운영위탁 방법 및 운영위탁업체 선정

주주총회의 전자투표와 운영위탁 방법 및 운영위탁업체 선정

전자투표제도(또는 서면투표제)와 의결권 대리행사의 권유제도는 모두 주주 본인이 주주총회에 출석하지 않고 의결권을 행사하는 방식임.

이는 주주가 총회에 출석하지 아니하고 전자적 방법(인터넷 전자투표시스템)에 의해 의결권을 행사할 수 있는 제도(상법 제368조의4 제1항)로서, 주주가 전자투표 방식으로 의결권을 행사하는 경우 공인전자서명 등(전자서명법 제2조 제3호, 정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제23조의3)을 통하여 주주 확인 및 전자투표를 하는 것임(상법 시행령 제13조 제1항).

회사는 전자투표의 효율성 및 공정성을 확보하기 위하여 전자투표를 관리하는 기관을 지정하여 주주 확인절차 등 의결권 행사절차의 운영을 위탁할 수 있음(상법 시행령 제13조 제4항)

상법상 감사 및 감사위원 선임시 전자투표제도를 채택하면  출석한 주주의 의결권의 과반수로 선임할 수 있음(3% 의결권 제한 규정은 적용됨). 

이를 위해서는 회사는 정관을 정비가 필요한데, 통상 회사는 정관상 "주주총회의 결의는 법령에 다른 정함이 있는 경우를 제외하고는 출석한 주주의 의결권의 과반수로 하되 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로 하여야 한다." 와 "감사(위원)의 선임은 출석한 주주의 의결권의 과반수로 하되 발행주식총수의 4분의 1이상의 수로 하여야 한다." 규정을 두고 있음(정관에는 2가지 모두 기재한 회사가 다수). 

따라서 회사는 해당 정관의 규정을 모두 삭제하거나, 또는 해당 규정에 “다만, 상법 제368조의4 제1항에 따라 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 한 경우에는 출석한 주주의 의결권의 과반수로써 감사 / 감사위원회 위원의 선임을 결의할 수 있다.”는 단서규정을 추가하면, 완화된 결의요건으로 감사/감사위원을 선임할 수 있음(상법 제409조 3항, 제542조의12 8항).  

회사가 전자푸표를 이용(신청)할 수 있는 회사는 

[삼성증권 전자투표시스템]
https://vote.samsungpop.com/index.do

[신한금융투자 전자투표, 전자위임장 플렛폼 ]
https://vote.shinhaninvest.com/front/main/mainList

[한국예탁결제원 전자투표시스템]
https://evote.ksd.or.kr/login


*미래에셋증권 서비스는 종료되었음
https://v.securities.miraeasset.com/
 
아래 내용은 한국예탁결제원 전자투표시스템을 참고하여 정리한 것임.

1. 회사가 전자투표, 전자위임장 제도는 도입하는 방법
상법상 전자투표 제도는 이사회 결의로 채택하면 되며, 반면 전자위임장 제도는 이사회 결의가 없이도 도입이 가능함. 두 제도 모두 회사가 채택하는 것에 정관변경이 필요한 것은 아님. 

제도에 대한 채택 후 한국예탁결제원 등과 전자투표(전자위임장) 위탁계약을 체결하여 전자투표관리기관으로 지정(상법시행령 제13조) 해야 함. 계약 체결 후 주주총회 건마다 이용신청 업무를 진행하면 됨.

2. 회사가 이전에 전자투표를 이용한 적이 있는데 이사회 결의를 또 해야 하는지? 
회사가 이전에 이사회 결의 시 포괄결의(향후에 하는 모든 주주총회에서 전자투표를 채택한다는 문구 포함)를 한 경우 이사회 결의를 다시 할 필요가 없으며, 결의 당시의 이사회 의사록을 재출하면 됨. 매년 개별 결의(해당 주주총회에서만 전자투표를 채택한다는 문구 포함)를 한 경우 이사회에서 다시 전자투표를 채택에 대한 결의를 해야 함.

3. 전자투표 이용 계약시 필요한 서류와 절차는 무엇인지?
전자투표 이용 계약시에는 법인등기부등본, 사업자등록증이 필요하며. 회사 로고 이미지 파일도 함께 필요 함. 

회사명의의 증권용 또는 범용 인증서도 함께 준비해야 하며, 계약시에는 별도의 수수료가 발생하지 않음. 위탁계약기간은 계약이 체결된 날로부터 3년이며, 다만, 계약만료일 3개월 전까지 서면에 의한 갱신 거절의 의사표시가 없는 경우 계약은 자동으로 연장됨(예탁원 기준).

4. 회사의 전자투표, 전자위임장 이용을 위한 일정 계획은? 
*다음은 주주총회일을 기준으로 
 - D-25 : KSD와 계약, 전자투표 채택 이사회 결의
 - D-18 : 위임장권유제도 이용 시 참고서류·위임장 용지 DART 공시
 - D-15 : 주주총회 소집통지(공고)
 - D-14 : 전자투표 이용신청(주주명부·의안·의결권 제한내역 등 등록)
 - D-10~1 : 전자투표 행사 및 전자위임장 수여 기간
 - D+1~7 : 주주총회 결과 등록
 ※ 위 기한은 서비스 이용에 필요한 최소한의 기한이며, 주주총회가 몰리는 기간 (3월) 에는 기한보다 일주일 정도 앞서 준비가 필요함.


5. 의결권 대리행사 관련  '참고서류' 상의 위임권유기간과 전자위임장 수여기간의 차이는 무엇인지? 
자본시장법 시행령 제160조(위임장 용지 등의 교부방법)에 따른 위임장 권유방법에는 5가지임. 이들 방법으로 권유할 수 있는 기간이 ‘위임권유 기간’이 되며, 위임권유기간은 참고서류 및 위임장용지를 DART에 공시하고 2영업일 후부터, 주주총회일 당일 주총 시작 전까지 기간 내에서 설정할 수 있음.

반면, 전자위임장 수여기간은 5가지 위임 권유 방법 중 ‘인터넷 홈페이지를 이용하는 방법에 따라 K-VOTE 전자위임장 서비스를 이용하는 기간으로, 통상 주주총회일 D-10~1로 설정함. 따라서 위임권유기간은 전자위임장 수여기간보다 같거나 길 수 있음.

6. 전자투표 행사, 전자위임장 수여기간을 10일 이외의 기간으로 조정가능한지?
전자위임장 수여기간은 조정이 가능함. 다만, 공시일정 및 공시내용에도 변경된 행사기간이 반영해야 하므로 그 일정에 유의하여 진행해야 함. 또한, 기간을 10일 보다 줄이는 경우에는 공문형태의 사유서가 필요함. 

7. 전자투표 행사, 전자위임장의 이용신청을 위해 준비해야 하는 서류는 무엇인지?
 - 이사회 의사록: 전자투표 이용에 관한 사항 결의
 - 주주명부: 명의개서대리인으로부터 받은 엑셀 파일
 - 주주총회소집공고, 위임장용지, 참고서류: DART에 공시한 내용을 PDF파일로 다운 받아 준비
 ※ 다만, 주주명부는, 한국예탁결제원이 명의개서대행기관이면 명부 연계 동의여부에 따라 발행회사에서 파일을 준비하지 않아도 자동으로 업로드 됨. 주총소집공고, 위임장용지, 참고서류의 경우에도 업무이용신청 당시 DART에 공시가 정상완료되면 업로드 할 필요없이 자동 연계가 가능함.

8. 전자투표와 전자위임장제도의 차이점은 무엇인지?
‘전자투표’란 주주가 주주총회에 직접 참석하지 않고 인터넷을 통해 전자투표시스템에 접속하여 의결권을 행사하는 제도임(상법제368조의4).
‘전자위임장 권유제도’란 발행회사 등 위임장 권유자는 인터넷 홈페이지에 위임장 용지 및 참고서류를 게시하고, 주주는 해당 홈페이지에 접속하여 전자적인 방식으로 위임장을 수여하는 제도임(자본시장법  시행령 제160조).
'전자위임장 권유제도'는회사 뿐만 아니라 제3자의 권유자가 피권유자에게 위임장 수여를 해줄 것을 적극적으로 권유할 수 있는 점이 특징임.  

9. 의안입력 시, 안건분리(분리/비분리)와 투표방법(일반/집중투표/일부선임)의 개념이 무엇인지?
 - (안건분리) 분리할 의안이 있는 경우 의안 분리를 선택하여 세부의안 입력이 가능하며, 임원의 선임 의안에서 후보자가 2인 이상인 경우는 반드시 의안을 분리해야 함(각 후보자 별로 찬반표시 가능). 일반투표는 집중투표나 일부선임이 아닌 일반적인 투표방식을 말함.
 - (집중투표) ‘집중투표’란 정관으로 집중투표를 배제하는 규정이 없을 경우에는 이사 선임과 관련하여 채택가능한 투표방식임. 2인 이상 이사 선임 시 1주마다 선임할 이사 수만큼의 의결권을 갖도록 하여 이를 후보자 1인에게 집중투표하거나 수인에게 분산하여 행사할 수 있음.
 - (일부선임) ‘일부선임’은 후보자의 수보다 선임할 이사, 감사의 수가 적은 경우 선임할 이사, 감사의 수만큼 찬성할 수 있게 하는 투표방법임. 일부선임을 선택하는 경우, 선임할 후보자의 수를 선택할 수 있음.

10. 모든 발행회사가 전자투표, 전자위임장제도를 도입하고 있는지? 
모든 회사가 전자투표, 전자위임장제도를 채택하고 있는 것이 아님. 현행법상 전자투표(전자위임장)제도는 모든 발행회사가 도입하여야 하는 의무화된 제도가 아니므로, 발행회사의 의사결정에 따라 '이사회' 결의를 통해 채택되는 제도임. 
또한, 채택 방식에 따라 매 주주총회 때마다 제도를 활용할 수도 있고 포괄적으로 다년간 채택하는 것으로 결의할 수도 있음(전자위임장제도는 이사회 결의 없이 채택 가능함). 

11. 전자투표나 전자위임장으로 의결권을 행사한 주주가 의결권 행사 내용에 대한 철회 또는 변경이 가능한지?
주주는 전자투표와 전자위임장으로 의결권을 행사한 후에, 모두 철회 또는 변경이 가능함. 다만, 실무에서는 시스템상에서의 의결권 행사 혹은 철회/변경은  주주총회 전일 17시까지 가능한 점에 유의해야 함.

12. 이용신청 후에 (혹은 전자투표 행사 시작 후에) 주주총회 일정이 연기(취소)되었음. 전자투표는 어떻게 해야 하는지? 
전자투표 등을 이용신청한 후 전자투표 행사기간(전자위임장 수여기간)이 도래하기 전인 경우, 이용신청 내역을 변경하여 제출하면 됨. 
다만, 전자투표 행사가 시작된 경우에는 해당 이용신청 건을 철회하거나, 연기하실 수 있음. 철회의 경우 전자투표시스템 이용 중단을 의미하며, 이 경우 수수료는 환급받으실 수 있음. 
연기의 경우에는 기준일이 동일한 주주총회에 한해 수수료 납부 없이 이용을 연기할 수 있음. 

13. 주주총회 전날까지는 권리를 행사가능하다고 통지받았는데 왜 17:00시 이후에는 의결권을 행사할 수 없는지?
주주총회 전날은 17:00 시 까지 전자투표 행사, 전자위임장 수여가 가능함(참고서류에 기재). 
이는 발행회사의 원활한 주주총회 운영을 위해 담당자가 사전 투표내역을 집계해야하는 실무상 프로세스를 반영한 것임(전날까지 투표수 집계 등).