주주명부의 보존과 기재사항

주주명부의 보존과 기재사항

주주명부는 주식, 주권 및 주주에 관한 현재의 상황을 나타내기 위하여 회사가 상법규정에 의하여 작성하여 비치하는 장부이다
주주명부는 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 것이 아니므로 상업장부는 아니다. 전자주주명부는 종이로 된 종래의 주주명부 대신 전자문서 형태로 작성하는 것일 뿐이므로 주주명부의 일종이다

이사는 회사의 주주명부를 본점에 비치하여야 한다. 이사는 회사의 정관․주주총회의 의사록을 본점과 지점에, 주주명부․사채원부를 본점에 비치하여야 한다(396조①).
 회사가 명의개서대리인을 둔 때에는 주주명부 또는 그 복본을 명의개서대리인의 영업소에 비치할 수 있다(396조①)

1. 보존기간

상법상 상업장부 및 영업에 관한 중요서류의 경우 10년간 보존하도록 하고 있으며 전표 또는 이와 유사한 서류의 경우 5년간 이를 보존하도록 규정하고 있으나(상법 제33조 제1항) 주주명부에 대하여는 별도의 보존의무에 대한 명문의 규정을 두고 있지 아니함. 
*상법상 주주명부는 주식, 주권 및 주주에 관한 현재의 상황을 나타내기 위해 ‘회사가 작성하는 장부’이며, 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로 상업장부에는 해당하지 않음.

상법상 주주명부는 주식, 주권 및 주주에 관한 현재의 상황을 나타내기 위하여 상법에 따라 회사가 작성하는 장부'이며 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로 상업장부에는 해당하지 아니함. 

따라서 현재 시점의 주주명부가 아닌 과거의 주주명부를 회사가 반드시 보존하여야 할 의무는 없음. 다만 과거의 주주총회 승인사항과 관련하여 분쟁(결의무효의 소 등)이 발생하는 경우 이에 대한 입증자료로서 당시의 주주명부가 필요한 수 있으므로 회사의 필요에 따라 이를 일정기간동안 보존하는 것은 가능함. 

예를 들어 정기주주총회에서 승인된 재무제표에 관하여 이사 및 감사의 책임해제는 승인 후 2년이 경과하여야 하므로(상법 제450조) 법령상 주주명부에 대한 명문의 보존 규정이 없더라도 이사 및 감사의 재무제표에 대한 책임해제(2년) 기간 내에 주주의 책임추궁이 발생한 경우 그 주체인 주주를 확인할 수 있도록 해당기간 동안 주주명부를 보존하는 것이 바람직함. 

2. 보통주식 발행시 주주명부 기재사항

주식을 발행한 주식회사는 주주명부에,

i) 주주의 성명과 주소,

ii) 각 주주가 가진 주식의 종류와 그 수,

iii) 각 주주가 가진 주식의 주권을 발행한 때에는 그 주권의 번호,

iv) 각 주식의 취득 연월일 등을 기재하여야 함(상법 352조 1항).

 

주주의 전화번호, 전자우편주소 등은 주주명부 기재사항이 아니며, 다만, 전자주주명부에는 주주의 전자우편주소를 기재해야 함.
 주권의 번호는 “주권을 발행한 때”의 기재사항이므로, 주권미발행주식은 물론, 주권을 발행할 수 없는 전자등록주식의 경우에는 기재사항이 아님.

상법상 주주명부의 기재사항에는 개인정보보호법상 보호해야할 정보(주주의 성명, 주소, 주식의 종류와 수량 등)를 포함하고 있음. 다만, 동 정보는 개인정보보호법상 다른 법률의 규정에 의한 예외로서 인정되고 있음(제6조, 제18조 제2항 제2호).