전자주주명부의 작성과 기재사항 등

전자주주명부의 작성과 기재사항 등

￭ 질문요지
전자증권법 시행에 따라 전자주주명부를 반드시 정관에 반영하여 회사가 구비해야 하는지?

￭ 내용설명
전자주주명부는 전자문서로 작성한 주주명부를 말하며, 상법상 회사는 정관으로 정하여 전자주주명부(전자문서로 작성)를 작성할 수 있음(상법 352조의21). 

상법은 전자문서로 작성한 주주명부를 전자주주명부라고 규정하고, 전자문서에 관한 구체적인 내용을 규정하지 아니함. 

따라서 전자거래기본법의 정의규정에 따라 작성하면 되고, 이에 따르면 전자문서를, “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신․수신 또는 저장된 정보”라고 함(전자거래기본법 2조 제1호).

전자주주명부는 종이문서로 작성된 종래의 주주명부 대신 전자문서 형태로 작성하는 것일 뿐이므로 주주명부의 일종이고, (전자증권법상)전자등록부와는 다른 개념임.

⑴ 전자주주명부의 기재사항

전자주주명부에는 주주명부 기재사항[ i) 주주의 성명과 주소, ii) 각 주주가 가진 주식의 종류와 그 수, iii) 각 주주가 가진 주식의 주권을 발행한 때에는 그 주권의 번호, iv) 각주식의 취득 연월일(352조 1항)] 외에 전자우편주소(email address)를 기재해야 함.

이와 관련하여, 주주와 질권자에 대한 회사의 통지․최고는 주주명부에 기재한 주소(규정상 전자우편주소가 아님) 또는 그 자로부터 회사에 통지한 주소로 하면 되고(353조 1항), 이는 주주명부의 면책적 효력이 됨. 

⑵ 전자주주명부의 비치․공시

이사는 회사의 주주명부를 본점에 비치하여야 하고, 명의개서대리인을 둔 때에는 주주명부 또는 그 복본을 명의개서대리인의 영업소에 비치할 수 있음(상법 396조 1항). 회사가 전자주주명부를 작성하는 경우에는 회사의 본점 또는 명의개서대리인의 영업소에서 전자주주명부의 내용을 서면으로 인쇄할 수 있으면 주주명부를 비치한 것으로 보고 있음(상법시행령 11조 1항).

주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 서면 또는 파일의 형태로 전자주주명부에 기록된 사항의 열람 또는 복사를 청구할 수 있으며, 이 경우 회사는 다른 주주의 전자우편주소를 열람 또는 복사의 범위에서 제외하는 조치를 취하여야 함(상법시행령 11조 2항).

⑶ 전자주주명부의 효력

전자주주명부는 서면으로 된 주주명부를 대체하는 개념이므로, 전자주주명부가 유일한 주주명부로서의 효력을 가지며, 정관에 전자주주명부에 관한 근거규정을 둔 회사가 서면주주명부를 별도로 작성하더라도 전자주주명부가 유일한 상법상 주주명부이므로 그 내용이 다르다면 전자주주명부가 우선하게 됨.

(참고) 임재연 회사법[1] 2019, 박영사

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