상법상의 전자주주명부 작성의무 여부

상법상의 전자주주명부 작성의무 여부

￭ 질문요지
(상장회사 표준정관)전자증권법 시행에 따라 전자주주명부를 반드시 정관에 반영하여 회사가 구비해야 하는지?

￭ 내용설명
상법상 주주명부는 서면으로 작성하고 보존되는 것으로, 주주명부는 회사의 본점 또는 명의개서대리인의 영업소에 비치해야 하지만(상법 396조 1항), 회사가 전자주주명부를 작성하고 그 내용을 주주 등이 서면으로 인쇄할 수 있으면 이는 상법(396조 1항)에 따라 비치한 것으로 보고 있음(상법시행령 11조 1항).

이러한 전자주주명부는 서면으로 작성된 종래의 주주명부 대신 전자문서 형태로 작성하는 것일 뿐이며, 이는 전자증권법상의 소유자명세(전자등록부)와는 다른 개념임.

즉, 주주명부는 전자문서로 작성할 수 있고, 이를 실무상 전자주주명부라고 함(상법 352조의2 1항). 상법상 정관에 규정을 두어 전자문서로 주주명부를 작성한 경우에는 주주명부로서의 효력을 가지게 되고, 전자주명부에는 주주의 주소외에 전자우편주소를 게재해야 함(상법 352조의2 2항).

상장회사 개정 표준정관에 정비된 전자주주명부에 관한 규정은 전자증권법 시행에 따른 주식 등의 전자적 등록과는 무관한 규정이며, 회사는 정관으로 정하면 전자주주명부를 작성하여 비치·공시할 수 있음. 

￭ 참고
회사는 원칙적으로 서면으로 주주명부를 작성할 수 있으나 정관의 정함에 따라 전자문서로 주주명부 작성할 수도 있음(상법 제352조의2 및 동시행령 제11조). 회사는 정관에 규정할 때 서면 주주명부와 전자주주명부 중 한 가지를 선택해야 함.

다만 회사가 전자주주명부를 작성할 때에는 기존의 주주의 성명 주소 외에 전자우편주소도 아울러 기재해야함(제352조의2). 

전자문서로 주주명부를 작성한다고 함은 기존의 주주명부를 전자적 형태의 서류，예컨대 훈글 파일이나 M S 워드 파일 등으로 작성, 보존하고 있는 것을 말함.

전자문서로 주주명부를 작성하는 경우에는 보통의 주주명부에 기재하는 사항 이외에 주주의 전자우편주소를 추가로 기재해야 하고, 주주가 주주명부 열람을 청구하는 경우에는 이 전자문서를 파일형태로 제공하면 됨.

이 경우 회사는 상법 제352조의2 제2항에 따라 기재된 다른 주주의 전자우편주소를 열람 또는 복사의 범위에서 제외하는 조치를 취해야 할 것임.

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