전자문서(E-mail)에 의한 주주총회 소집통지

전자문서(E-mail)에 의한 주주총회 소집통지

￭ 질문요지
상법상  “…… 주주총회의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. ……”고 규정(상법 제363조 제1항)하여 주주총회 소집통지를 전자문서를 발송하는 경우에, 각 주주의 동의를 받도록 하고 있다. 

이 경우 어떤 방법으로 각 주주의 동의를 받을 수 있으며, 각 주주의 동의를 받지 않는 경우 소집통지를 발송할 수 없는 것인지?

￭ 내용설명
상법상(2001년 7월 개정)으로 주주총회 소집통지의 방법에 전자문서(E-mail)로 통지를 발송하는 방법이 허용되었고, 2009년 5월 상법개정으로 전자문서로 통지를 발송하는 경우 '각 주주의 동의'를 받도록 하는 부분이 추가되었다. 

이 경우 '각 주주의 동의'를 받는 것은 주주에게 전자문서로 소집통지를 발송할 때이다. 

즉, 서면으로 주주총회 소집통지서를 발송하는 경우와 구분되는 개념이며, 전자문서(E-mail)로 통지를 발송에는 주주의 동의가 필요하다. 

주주에게 동의를 얻는 형식은 법상 정해진 바가 없다. 그러므로 어떠한 양식도 사용할 수 있다. 다만, 불필요한 분쟁을 방지하기 위하여는 서면으로 그 동의를 얻어두는 것이 바람직할 것이다.

다만, 현실적으로 상장회사의 경우 이 주주총회 소집통지의 방법에 전자문서(E-mail)로 통지를 발송할 수 있는 방법이 없다. 

즉 총회 소집의 통지시점에 주주명부상의 주주에게 사전에 연락해서 전자문서(E-mail) 발송하는 것을 허락을 받아야 하지만, 수만명에서 수십만명 또는 수백만의 주주에게 개별적으로 미리 연락해 동의받을 방법은 없다. 

또한 혹여 주주명부상의 전자문서(E-mail)가 있다고 해도, 이는 당해 회사의 주주가 되기 전 '증권회사에 계좌를 개설하며 기재'한 것이므로 이는 당해회사 주주로서 허락을 받은 것이 아니다. 

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[참고] 상장회사의 주주총회 소집통지서에 기재하는 의안의 주요내용