이사회 의사록 / 녹취파일 보관년수

이사회 의사록 / 녹취파일 보관년수

￭ 질문요지
이사회 실무업무 중 의문사항으로
1. 이사회 의사록 / 이사회 녹취파일 보관년수가 어떻게 되는지?
2. 법적으로 이사회 의사록 / 이사회 녹취파일 보관년수가 정해져 있는지?  없다면 실무적으로 몇년을 보관하여야 하는지?
※ 현재 당사는 내부규정상 정해진 사항이 없는 상황임.

￭ 내용설명
1. 회사의 의사록 보관 등과 관련한 실무에서 우선 이사회 의사록과 주주총회 의사록을 구분할 필요가 있으며, 이에 대한 회사의 비치 여부, 기명날인의 주체도 상법은 달리하고 있음. 

상법상 상업장부에 관하여는 그 보존연한을 10년으로 정하고 있고(상법 제33조), 또한 회사의 장부와 영업 및 청산에 관한 중요서류는 본점소재지에서 청산종결의 등기를 한 후 10년간 이를 보존하여야 하며, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 함(상법 제266조 제1항, 제541조 제1항). 
그 밖의 서류에 관하여는 보존연한을 정하고 있지 않으며, 회사는 정관, 주주총회 의사록, 주주명부 등을 비치하도록 하고 있음(상법 제396조). 

2. 상법상 (대표)이사가 본점과 지점에 비치하여야 하는 서류로서 회사의 정관과 주주총회의 의사록, 주주명부와 사채원부 등이 있으며(상법 제396조), 회사가 작성해야 하는 주주총회 의사록(상법 제373조 제1항)은 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 의사록의 열람⋅등사를 청구할 수 있도록 규정하고 있음(상법 제396조 제2항).

또한 상법상 이사회의 의사에 관하여는 의사록을 작성해야 하며(상법 제391조의3 제1항), 이사회 의사록은 비치할 의무는 없으나 주주는 영업시간 내에 이사회 의사록에 대한 열람⋅등사를 청구할 수 있음(상법 제391조의3 제3항 단서). 즉 회사채권자는 주주총회의 의사록에 대한 열람⋅등사를 청구할 수 있지만(상법 제396조 제2항), 이사회 의사록에 대하여는 열람⋅등사청구권이 없다는 차이가 있음. 

3. 이러한 의사록은 회사가 작성하는 장부이며 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로 상업장부에는 해당하지 아니하고, 전표 등의 유사서류도 아니므로 상법상의 보존연한이 강제되는 것이 아니며, 또한 이사회 의사록은 비치의무의 대상도 아님(상법 제391조의3 제3항).  

따라서 이사회 의사록의 보존기간에 대하여 상법은 명문의 규정을 두고 있지 않음.
다만 이사회 결의에 관여한 자는 책임이 따르고, 이사회 의사록은 이사의 책임추궁 등에 있어 증거서면이 되며(상법 제399조 제3항), 주주의 의사록 열람(등사)청구의 대상이 되기도 하므로(상법 391조의3), 이를 고려하여 회사의 내부규정 등을 정비하여 다른 서류들과의 균형을 맞추어 내규로 보존연한을 정하는 것이 바람직할 것임.
*다만 이사의 책임 등을 고려할 경우에는 10년간 보관 필요

이와 관련하여 이사회의 녹취파일에 관한 명문의 규정은 없으며, 따라서 회사는 내규로 정해 관리하면 될 것임.

* 추가 질의내용은 본 블로그나 구글을 검색해 주시기 바랍니다. 
* 자료는 개인적으로 정리한 것입니다. 반드시 법률전문가 등의 확인을 거쳐 판단하고, 관련 법규의 개정이나 판례 등 최근 자료를 반드시 확인하시기 바랍니다.