스스로 '나의 하루를 최대한 활용'하기 위한 5가지 시간관리 기술

스스로 '나의 하루를 최대한 활용'하기 위한 5가지 시간관리 기술

재택근무는 더 이상 단순한 트렌드가 아니라 우리의 일하는 방식을 바꿨다. 실제로 퓨리서치센터의 2023년 조사에서는 원격으로 할 수 있는 일을 가진 사람의 약 35%가 풀타임으로 재택근무를 하고 있는 것으로 나타나 이 근로방식의 전환이 얼마나 큰 경향인지를 보여주고 있다.

하지만 솔직히 말하자 원격근무로의 전환은 간단한 것이 아니다. 상사의 눈을 신경 쓸 수도, 업무 공간을 선 긋는 가르는 물리적 사무실도 없어지면 시간 관리가 어려워질 수 있다.

하루의 한정된 시간을 최대한 활용하면서 작업을 하는 데 어려움을 겪고 있다면 효과적인 전략을 도입할 필요가 있다. 그래서, 리모트 워크(remote worker. 원격근무는 비(非)대면 상태에서 시간과 장소의 제약 없이 일하는 방식으로 일하는 사람)에게 추천하는 시간관리 기술을 추천해 본다.

◆ 타임 블로킹(Time Blocking)
해야 할 일이 너무 많아 하루가 훌쩍 지나가는 것처럼 느껴본 적은 없을까. 그것을 바꾸는 것이 타임 블로킹이라는 테크닉이다.

각 업무(과업)에 온전히 사용할 시간 범위를 미리 확보함으로써 각각의 업무에 집중할 수 있게 된다. 이 방법이라면, 다음에 무엇에 하면 좋을지 알기 쉬워져, 중요도가 낮은 작업에 주의가 산만하지 않고, 정말로 중요한 일에 집중할 수 있게 된다. 게다가 복잡한 프로젝트에 적당한 압박감을 느끼며 할 수 있기 때문에, 생산적인 리듬이 생겨 무리하는 일 없이 기술을 연마할 수 있다.

예를 들어, 중요한 보고서를 쓰는 작업 외에도 잡다한 작은 작업을 여러 개 수행하고 있는 경우, 각각의 작업에 특정 시간 블록을 지정함으로써 업무량 관리 방법을 바꿀 수 있다. 보고서 초안에 정리된 시간을 할애하고, 세세한 작업에는 다른 틀을 할당한다. 이것에 의해, 전체의 업무(과업)를 관리하기 쉬워진다.

◆ 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)
'아이젠하워 매트릭스'로 부르는 기법은 긴급도와 중요도에 따라 To Do를 분류하는 데 도움을 주는 작업 관리법이다. 이 기법을 사용하면, 우선 순위를 보다 효과적으로 스케줄에 포함시킬 수 있다.

우선 긴급하고 중요한 작업을 특정하는 것부터 시작하자. 이러한 작업은, 즉시 착수할 필요가 있어, 장기적인 목표에 크게 영향을 주는 것이다. 예를 들어 중요한 회의는 바로 대처해야 할 과제 중 하나다.

그러면서도 중요하지만 긴급하지는 않다는 업무(과업)의 카테고리도 존재한다. 예를 들어 장기적인 프로젝트의 계획 입안 등은 이 카테고리에 들어간다. 이런 작업은 목적을 달성하는 데 도움이 되지만 당장 할 필요는 없기 때문에 뒤로 미뤄도 무방하다.

그리고 일상적인 루틴(routine. 반복하는 습관화 행동 등) 확인 등 시급성은 있지만 중요하지 않은 작업은 누군가에게 위임해버리는 것이 가장 좋다. 이러한 작업은 즉시 처리할 필요가 있지만, 당신에게 있어서의 주목적을 달성하는 것은 아니기 때문에, 누군가에게 맡길 수 있다면 맡겨 버리자. 그러면 당신의 시간을 더 중요성이 높은 작업에 할당하는 것이 가능해진다.

마지막으로 스팸메일 처리 등 중요하지도 긴급하지도 않은 일은 목록에서 제외해야 한다. 기분 전환을 최소화함으로써 정말 해야 할 일에 집중할 수 있다.

◆ 파레토의 법칙(Pareto Principle)
「파레토의 법칙」(80:20의 법칙이라고도 한다)은, 리모트 워커(remote worker)로서의 시간관리에 큰 변화를 가져온다. 이는 성과의 80%는 단 20%의 노력에서 나온다는 것이다. 이 사고방식은 삶의 여러 측면에 응용될 수 있고 시간관리도 예외는 아니다.

파레토의 법칙을 원격근무로 실천해보자. 한꺼번에 많은 일을 해내려는 것이 아니라 가장 큰 영향을 주는 소수의 일에 집중하는 것이다. 예를 들어, 리서치(조사, 분석), 원고 작성, 미팅, 후속조치가 필요한 프로젝트가 있다고 하자. 이 중에서 어떤 업무(과업)가 가장 큰 성과를 가져올까? 그것이 면밀한 리서치나 미팅이라면 그러한 업무(과업)의 우선순위를 높여야 한다. 그러면 파일 정리나 긴급하지 않은 이메일 회신 같은 사소한 작업에 휘둘리지 않고 크게 프로젝트를 진척시킬 수 있다.

◆ 포모도로 기법(Pomodoro Technique)
포모도로 테크닉(Pomodoro Technique, 타이머를 이용해서 25분간 집중해서 일을 한 다음 5분간 휴식하는 방식)이란 각 작업을 소화 가능한 작은 크기로 구분해 집중력을 높이고 일의 성과를 느끼기 쉽게 하는 기법이다.

구체적인 방법을 설명하자. 먼저 타이머와 To Do 목록을 갖고 시작한다. 목록 중에서 프레젠테이션 준비나 비디오 편집 등 당신의 주의력을 필요로 하는 작업을 선택합니다. 타이머를 25분으로 설정하고, 그 일에 전념할 준비를 한다. 이 25분짜리 블록이 당신의 '포모도로'다. 그 동안은, 휴대전화를 매너 모드로 해, 수신받는 것을 끄고, 멀티태스킹(Multitasking. 다중 작업)을 하고 싶은 충동을 억제한다. 알람이 울리면 자신에 대한 보상으로 5분간 휴식을 취한다. 스트레칭을 하거나 음료수를 마시거나 잠깐 산책하고 재충전하는 것도 좋을 것이다.

작업에 따라서는 25분 이상 필요한 것도 있으므로, 포모도로를 45분이나 1시간으로 조정하는 것도 가능하다. 반대로 단시간에 끝나지만 반복적으로 발생하는 작업의 경우는, 각각을 15~20분 간격으로 하는 것도 가능하다. 유연성을 유지함으로써 각 작업 세션을 최대한 활용할 수 있게 된다.

◆ '개구리 먹어라'(Eat That Frog)
이것은 새로운 아침 식사 붐의 이야기가 아니다. '개구리를 먹어라'라고 부르는 시간관리 기법은 하루를 가장 어려운 작업(=개구리)에서 시작한다는 것이다. 가장 큰 장애에 먼저 대처함으로써 더 결실(결과)이 많은 하루를 보낼 수 있다.

예를 들어, 상세한 프로젝트 계획의 입안이라고 하는 어려운 업무(과업)와 소셜 미디어에 게시하는 것을 스케줄한다고 하는, 그다지 어렵지 않은 업무(과업)의 2개가 있다고 치자. 이 경우, 보다 어려운 프로젝트 계획의 업무(과업)를 먼저 진행함으로써 집중력과 에너지 수준이 높을 때 그것을 해낼 수 있다. 일단 어려운 일을 해치우고 나면 소셜미디어의 스케줄링과 같은 사소한 작업은 마치 공원을 산책하는 것과 같다.

이 기술은 자신도 모르게 어려운 것을 미루고 만다는 욕구를 이겨내고 To Do 리스트가 늘어가는 스트레스를 줄이는 데 도움이 된다.

효율적인 시간 관리법을 배우면 원격근무 루틴(routine)에 큰 변화가 생길 것이다. 여기에서 소개한 테크닉을 시험해, 자신에게 최적인 것을 발견할 때까지 미세하게 조정해 보자.

(출처) 5 Time Management Techniques For Remote Workers
https://www.forbes.com/sites/shodewan/2024/08/29/time-management-techniques-for-remote-workers/

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