상장회사의 내부문서와 법률상 문서보존기간

상장회사의 내부문서와 법률상 문서보존기간

￭ 질문요지
회사는 내부규정에 근거하여 문서를 보존 및 폐기하고 있는데, 상장회사의 내부문서 보존기간이 법률로 규정된 것이 있는지?
법률상으로 규정된 내용이 있을 경우, 이에 대한 근거는?

￭ 내용설명
상기의 질의는 상장회사의 내부문서보존기간에 관한 것으로, 법률상 상장회사 내부문서의 보존과 폐기에 관련하여 별도의 명시적인 규정은 두고 있지 않음. 
따라서 회사의 내부문서는 중요한 증거서면으로서 소멸시효와 제소기한 등을 고려하여 정한 내부규정에 따라 작성, 결재, 보존, 폐기하면 됨.

참고로 상법상 회사는 장부, 상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년간, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존해야 하며(상법 제33조, 제266조, 제541조), 또한 재무제표⋅영업보고서 및 감사보고서는 정기총회 회일의 1주간 전부터 5년간(상법 제579의3, 제448조), 의결권 행사에 관한 전자적 기록은 총회가 끝난 날부터 5년간 보존해야 함(상법 제368의4). 

그 밖에 보존기간과 폐기에 대해 명문규정은 두고 있지 않지만 정관, 주주총회의사록, 주주명부, 사채원부(제396조)와 이사회의사록(391조의3)등을 비치하도록 하고 있음. 

예를 들어, 상법상 주주명부는 주식, 주권 및 주주에 관한 현재의 상황을 나타내기 위하여 상법에 따라 회사가 작성하는 장부이며 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로 상업장부에는 해당하지 아니함. 

정기주주총회에서 재무제표가 승인된 후 2년이 경과하면 이사 및 감사의 책임은 해제되므로(상법 제450조), 재무제표 승인 후  법령상 주주명부에 대한 명문의 보존 규정이 없더라도 이사 및 감사의 재무제표에 대한 책임해제(2년) 기간 내에 주주의 책임추궁이 발생한 경우 그 주체인 주주를 확인할 수 있도록 해당기간 동안 주주명부를 보존하는 것이 바람직함. 

 

이러한 내용은 상장회사가 아닌 일반 회사의 경우에도 마찬가지라고 할 수 있음.

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