주주총회 서면투표 및 전자투표 / 위임장 병행 / 운영방법

주주총회 서면투표제 및 전자투표 / 위임장 병행 / 운영방법

1. 서면투표

상법상 서면투표제도는 정관에 규정을 둔 경우에 한해 채택할 수 있음(상법 제368조의3 제1항).
정관에 서면투표제도에 관한 근거가 있는 경우(서면투표 채택 여부를 이사회에 위임하는 형태로 규정한 회사 제외), 회사는 주주총회의 개최 시 반드시 서면투표를 실시하여야 함.

서면투표를 채택한 회사는 주주가 의결권의 행사에 필요한 안건 기타 자료를 사전에 검토할 수 있도록 주주총회의 소집통지서에 
① 주주가 서면에 의한 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 
② 참고자료를 첨부하여야 함(상법 제368조의3 제2항). 이러한 필요서면을 첨부하지 않은 때에는 상법상 소집절차의 위반으로 결의취소의 사유가 됨.

한편, 상장회사의 경우 의결권 있는 발행 주식 총수의 1% 이하의 주식을 소유하는 소수주주들에게 소집통지에 대신하여 소집공고로 갈음할 수 있으므로(상법 제542조의4 제1항, 상법 시행령 제31조 제1항), 서면투표와 관련된 필요서류의 교부도 소집공고로 갈음될 수 있는지가 문제됨. 

그러나 주주총회 소집통지에 대한 상장회사 특례에서 서면투표제도를 채택한 회사의 의결권 행사 서면 및 참고서류 송부 의무에 대한 갈음 여부를 별도로 규정하고 있지 않음. 따라서 상장회사라 하더라도 서면투표를 실시할 경우, 반드시 모든 주주에게 ① 및 ②를 개별통지하여야 하며 소집공고로 이를 갈음할 수 없음.

2. 전자투표

전자투표의 채택 여부는 정관에 근거규정이 없어도 회사의 이사회가 결정하여 채택할 수 있음(상법 제368조의4).
따라서 전자투표제도 채택을 위한 이사회 결의는 주주총회의 소집을 위한 이사회 결의시 함께 결의할 수도 있고, 별도의 이사회를 개최하여 결정하는 것도 가능함. 

또한, 이러한 결의는 주주총회의 개최시마다 할 수 있고, 이사회가 전자투표 채택 여부를 포괄적으로 결정하는 것이 가능함에 따라 일정기간 한정하여(임시총회를 포함하여 금년도 진행되는 모든 주주총회 또는 2022년부터 2025년 까지의 주주총회 등)을 정하면, 그 기간 동안 전자투표를 채택하게 되는 것임. 

다만, 이사회에서 별도의 기간의 정함이 없이 이사회에서 결의하였다면 일반적으로는 결의 직후 개최하는 해당 주주총회로 한정된다고 해석해야 할 것임

3. 서면투표와 전자투표의 동시 행사

상법상 회사가 동일한 주식에 대하여 서면투표와 전자투표를 동시에 허용하는 경우 주주는 그 주식에 대하여 서면투표와 전자투표 중 어느 하나를 선택하여 의결권을 행사해야 함(상법 제368조의4 제4항). 

이와 관련하여 다수설은 주주가 동일한 주식을 가지고 서면투표와 전자투표를 이중으로 한 경우 나중에 회사에 도착한 투표를 유효한 것으로 해석하고 있으며, 법무부도 ‘상법 시행령 일부개정령 관련 질의응답’에서 최종적으로 행사한 의결권이 유효(도달주의)하다고 설명하고 있음. 

그러나 실무적으로는 이중으로 의결권이 행사된 경우 의사표시의 선후관계 또는 도달의 선후 관계 중 어느 것을 우선하여 효력을 인정해야 하는지 여부에 대한 논란이 제기될 여지가 있으나 의사표시의 선후관계를 기준으로 판단하는 것이 합리적임.

한편, 회사로서는 서면 접수와 전자적 방법으로 한 의결권 행사의 선후를 파악하여 최종적인 의사표시로 판단하는 것이 현실적으로 쉽지 않으므로 회사가 유효한 처리방법을 정할 수 있도록 허용해야 한다는 견해도 있으나(이철송, 「회사법강의(제27판)」, 576면), 관계당국의 해석 없이 실무적으로 적용하기에는 무리가 있음. 

회사는 사전에 서면투표와 전자투표가 중복 행사된 경우, 서면투표 또는 전자투표가 각각 이중으로 행사된 경우 등의 의결권의 중복행사시 유효한 처리방법을 미리 정해 주주총회 소집통지 등을 통해 주주에게 안내하는 것이 바람직함.