주주총회의 전자투표제도 채택과 운영

주주총회의 전자투표제도 채택과 운영

￭ 질문요지
주주총회 의결정족수 확보를 위해 전자투표제도를 활용하는 경우 회사의 실무절차는?

￭ 내용설명
전자투표제는 주주가 주주총회에 직접 참석하지 아니하고 전자적 방법에 의해 의결권을 행사할 수 있는 제도로, 현행 상법에 의하면 이사회의 결의만으로 전자투표제를 채택할 수 있음(상법 제368조의4). 이는 정관의 정함이 있어야 가능한 서면투표와 구분되는 점임.

전자투표제도 채택을 위한 이사회 결의는 주주총회의 소집을 위한 이사회 결의시 함께 결의할 수 있으며, 별도의 이사회를 개최ㆍ결의하는 것도 가능함. 

또한, 이러한 결의는 주주총회의 개최시마다 할 수 있고(매년 정기총회마다 정하는 경우), 일정기간으로 수개년(예를 들어 2022년부터 2025년까지 등)을 정하여 채택하는 포괄적 결의도 가능함.

최근 코로나19로 인해 안전한 정기주주총회 개최를 위해 현장 주주총회 참석을 최소화할 수 있도록 전자투표 등 주주들이 비대면으로 의결권을 행사할 수 있도록 전자투표제도를 권장하고 있으나, 이에 따른지 않는다고 해서 또는 전자투표를 채택하지 않았다고 하여 법상 불이익은 없음. 

전자투표제를 도입한 회사는 주주총회의 소집통지시 주주가 전자적 방법에 의해 의결권을 행사할 수 있다는 내용과 전자투표를 할 인터넷 주소, 전자투표 기간(전자투표 종료일은 주주총회 전날까지) 등을 통지하여야 함(상법 제368조의4 제2항 및 동법 시행령 제13조 제2항). 

이와 함께 회사는 주주가 전자투표를 할 경우 당해 의결권 행사를 철회 또는 변경하지 못한다는 사실(상법 시행령 제13조 제3항), 의결권의 이중행사 금지 및 수정동의안이 제출될 경우의 전자투표 처리 기준 등에 대하여도 통지하여야 함(2020년 개정 상법 시행령상 철회 및 변경이 가능한 것으로 입법). 

또한 회사는 주주에게 의결권행사에 필요한 양식과 참고자료를 전자적 방법으로 제공해야 하며(상법 제368조의4 제3항), 이 경우 ‘참고자료’란 주주가 의안에 대한 의사결정을 할 수 있을 정도의 자료를 의미하며, 

상장회사의 경우「증권의 발행 및 공시 등에 관한 규정」제3-15조 제3항에서 규정하고 있는 주주총회의 회의목적별 참고서류에 대한 사항을 반영하여 작성하여야 함. 

회사가 전자투표제와 서면투표제를 동시에 허용하는 경우 주주는 동일한 주식에 대하여 전자투표 또는 서면투표 중 하나의 방법만 선택하여 행사하여야 하므로(상법 제368조의4 제4항), 주주의 혼란을 예방하기 위하여 주주총회의 소집통지시 이를 고지하는 것이 바람직함.
 
주주총회 종료 후 회사는 의결권행사에 관한 전자적 기록을 총회가 끝난 날부터 3개월간 본점에 비치하여 열람하게 하여야 하며 총회가 끝난 날부터 5년간 보존하여야 함(상법 제368조의4 제5항). 

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