주주총회의사록, 정관 등의 비치, 공시의무

주주총회의사록, 정관 등의 비치, 공시의무

1. 의의

회사의 정관·주주총회의 의사록·주주명부·사채원부(이하 주주명부 등)는 주주와 채권자에게 중요한 서류임. 이러한 서류에 대한 (대표)이사의 비치의무와 그 서류에 대한 주주와 채권자의 열람·청구권을 인정하고 있음(상법 396조). 이를 위반한 행위에 대해서는 과태료의 부과대사이 됨(상법 635조 1항 4호·21호).
*비치 대상에는 이사회의사록은 제외되어 있으며, 이는 주주와 채권자의 열람·청구권에도 제외되어 있음.

이러한 이사회 의사록은  열람·청구권을 부당하다는 이유를 붙여 거절할 수 있으나(상법 391조 4항), 주주총회 의사록은 거절할 수 없음(상법 396조 3항)

(대표)이사는 주주총회 의사록을 본점․지점에 비치하여야 하는(상법 396조 1항), 반면 이사회 의사록은 비치의무 대상이 아님(상법 391조의3 3항). 
그리고 반드시 주주총회 의사록 서면 실물을 비치해야 하는 것은 아니고 주주나 회사채권자가 의사록의 열람․등사를 청구할 때 출력해서 교부하면 됨.

주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 의사록의 열람․등사를 청구할 수 있음(상법 396조 2항). 이사회 의사록 열람․등사청구에 대하여는 회사는 주주의 청구가 부당하다는 이유를 붙여 거절할 수 있지만(상법 391조 4항), 주주총회 의사록은 주주의 열람․등사 청구를 거절할 수 없는 차이가 있음.

2. (대표)이사의 서류비치의무

(대표)이사가 본점과 지점에 비치해야 하는 것은 정관과 주주총회의 의사록이며, 본점에만 비치해도 무방한 것은 주주명부와 사채원부임. 이
경우 '지점'은 명칭 여하를 불문하고 상법에서 말하는 엄밀한 의미에서의 지점으로서의 실체를 구비한 영업소를 말함(대법원 1998. 8. 21. 97다6704)
회사가 명의개서대리인을 두고 있는 경우, 그 대리인의 영업소에 주주명부나 사채원부 또는 그 복본을 비치할 수 있으며, 만약 명의개서대리인의 영업소에 주주명부나 사채원부를 비치하는 경우에는 본점에는 비치하지 않아도 됨. 

3. 주주·채권자의 열람·등사청구권

상법은 주주의 단독주주권으로서 그리고 회사채권자의 권리로서 주주명부 등의 서류에 대한 열람⋅등사 청구권이 인정되며, 주주의 자격을 가지는지의 여부는 열람⋅등사 청구권의 행사시를 기준으로 판단함. 
열람·등사의 청구는 주주 또는 회사채권자 본인이 직접하거나 그 대리인이 할 수 있음.
주주총회의사록, 정관 등의 비치, 공시의무(상법 제396조)는 상법 제391조의3 제4항(이사회의사록) 및 상법 제466조 제2항(회계장부)과 달리 회사가 주주의 열람⋅등사 청구를 거절할 수 있다는 명문의 규정이 없음.
(대표)이사의 서류비치의무 의하여 열람⋅등사 청구가 인정된다고 하더라도 그러한 청구에는 '정당한 목적'이 필요함. 만약에 그 청구가 회사의 업무운영에 지장을 초래하거나 주주공동의 이익을 해치는 경우에는 용인되지 아니함(대법원 2004. 12. 24. 2003마1575). 

대법원은 상법 제396조 제2항에 의한 열람⋅등사 청구도 그 청구의 목적이 정당하지 아니한 경우에는 회사가 이를 거절할 수 있다는 취지로 판시하고 있음(대법원 1997. 3. 19. 97그7 ; 대법원 2010. 7. 22. 2008다37193).

 주주의 열람⋅등사 청구가 부당하다는 데 대한 증명책임은 회사에 있고, 주주의 열람·등사청구권의 행사가 부당한 것인지 여부는 그 행사에 이르게 된 경위, 행사의 목적, 악의성 유무 등 제반 사정을 종합적으로 고려하여 판단함(대법원 2004. 12. 24. 2003마1575).

상법 제396조 제2항은 주주명부 등에 대한 열람⋅등사청구권의 행사에 관하여 그 보관장소에서 영업시간 내로 규정하고 있으며, 주주가 주주명부 등에 대하여 이미 열람⋅등사를 청구하여 그 목적을 달성하였음에도 불구하고 재차 열람⋅등사를청구한다면 그 청구의 목적이 회사를 괴롭히고 업무를 방해하는 데 있는 것이 인정되므로 회사가 이를 거절할 수 있음(대법원 2010. 7. 22. 2008다37193).