주주총회의사록과 이사회의사록의 보존 기한

주주총회의사록과 이사회의사록의 보존 기한

￭ 질문요지
현재 주주총회의사록과 이사회의사록 양이 너무 많아서 스캔본은 유지하고, 원본은 파쇄하려고 하는데
법령상 정해진 보존기한이 따로 있는지 궁금함.

상법 제33조 및 동법 시행령 제3조를 보면 작성자가 기명날인한 상업장부등의 보존은 원본 보존기한이 10년으로 되어 있는데, 상업장부등에 회의체 의사록도 포함된다고 보는지?
아니면 따로 회의체 의사록 관련하여 통상적인 보존기한이 있는지? 

￭ 내용설명
1. 상법상 상업장부에 관하여는 그 보존연한을 10년으로 정하고 있고(상법 33조), 또한 회사의 장부와 영업 및 청산에 관한 중요서류는 본점소재지에서 청산종결의 등기를 한 후 10년간 이를 보존하여야 하며, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 함(상법 266조 1항, 541조 1항). 
그 밖의 서류에 관하여는 보존연한을 정하고 있지 않으며, 회사는 정관, 주주총회 의사록, 주주명부 등을 비치하도록 하고 있음(상법 396조). 

2. 상법상 (대표)이사가 본점과 지점에 비치하여야 하는 서류는 회사의 정관과 주주총회의 의사록이고, 본점에만 비치하여도 무방한 것은 주주명부와 사채원부이며(상법 396조), 회사가 작성해야 하는 주주총회 의사록(상법 373조 1항)은 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 의사록의 열람⋅등사를 청구할 수 있음(상법 396조 2항).

상법상 이사회의 의사에 관하여는 의사록을 작성해야 하며(상법 391조의3 1항), 주주는 영업시간 내에 이사회 의사록에 대한 열람⋅등사를 청구할 수 있음(상법 391조의3 3항 단서). 즉 회사채권자는 주주총회의 의사록에 대한 열람⋅등사를 청구할 수 있지만(상법 396조 2항), 이사회 의사록에 대하여는 열람⋅등사청구권이 없다는 차이가 있음. 

이러한 의사록은 회사가 작성하는 장부이며 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로 상업장부에는 해당하지 아니함. 
또한 이사회 의사록은 비치의무의 대상은 아니지만(상법 391조의3 3항), 주주총회 의사록 등은 비치의무가 있다는 점에서 차이가 있음(상법 396조).   

그런데 반드시 주주총회 의사록은 서면의 실물을 비치해야 하는 것은 아니고 주주나 회사채권자가 의사록의 열람⋅등사를 청구할 때 출력해서 교부하면 된다는 견해도 있음(임재연 회사법Ⅱ(개정 7판), 175면). 

따라서 회사는 상법상의 보존 또는 비치의무 여부 및 향후 분쟁이 발생하는 경우 이에 대한 입증자료(원본의 증거서면)로서 필요한지 여부 등을 고려하여 회사의 필요와 판단에 따라 이를 원본 보존 및 회사가 정한 보존기간 등을 결정해야 할 것임.

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