주주총회에서 대리인의 의결권 행사시 위임장 및 인감증명서 또는 신분증 사본 지참 여부

주주총회에서 대리인의 의결권 행사시 위임장 및 인감증명서 또는 신분증 사본 지참 여부

￭ 질문요지 
의결권 행사에 대하여 위임을 받은 대리인이 주주총회에서 대리인으로서 의결권을 행사하려면 위임장에 인감증명서나 신분증 사본을 첨부해야 하는지?
 
￭ 내용설명  
상법상 주주총회의 대리인 자격에 관하여 특별한 제한이 없음. 상법 제368조 제2항은 “주주는 대리인으로 하여금 그 의결권을 행사하게 할 수 있음. 이 경우에는 그 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출하여야 한다”고 규정하고 있음. 법정대리인은 법정대리권 발생의 원인사실을 증명하는 서면을 제출해야 하고, 통상의 대리인은 주주가 대리권을 수여하는 취지가 기재된 서면을 제출해야 함. 

대리인임을 증명하는 서면과 관련하여 “대리권을 수여하는 취지가 기재된 서면”이란 통상 위임장 원본이 되며, 이 위임장에 위임인의 인감이 날인되고 인감증명서가 첨부되어야 하는지, 인감을 날인하지 않더라도 위임인의 신분증 사본이 첨부되어야 하는지에 대한 의문이 있을 수 있음. 

그런데 주주의 의결권 행사와 관련하여 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출해야 하며, 여기서 ‘대리권을 증명하는 서면’이라 함은 위임장을 말함. 회사가 위임장과 함께 인감증명서, 참석장 등을 제출하도록 요구하는 것은 대리인의 자격을 보다 확실하게 확인하기 위하여 요구하는 것일 뿐, 이러한 서류 등을 지참하지 아니하였다 하더라도 주주 또는 대리인이 다른 방법으로 위임장의 진정성 내지 위임의 사실을 증명할 수 있다면 회사는 그 대리권을 부정할 수 없음(대법원 2009. 4. 23. 2005다22701, 22718). 

따라서 위임장과 함께 어떠한 방법이건 주주 또는 위임인 임을 증명할 수 있으면 총회장 입장이 가능함.
따라서 인감증명서나 참석장이 없다고 하여 무조건 해당 대리인의 대리권을 부정할 수 없으며, 다른 방법으로 대리권의 진위여부를 확인할 수 있다면 이를 인정하여야 할 것임.

즉, 이러한 인감증명서 등의 자료요구는 대리인의 자격을 보다 확실하게 확인하기 위하여 요구되는 것일 뿐, 이러한 자료가 지참되지 않았다고 하더라도 회사는 그 대리권을 인정할 수 있음. 
이와 관련하여 대법원 판례도 인감도장 날인, 인감증명서나 참석장을 첨부하지 않았더라도 다른 방법으로 위임장의 진정성을 증명할 수 있다면 그 대리권을 부정할 수 없다는 취지로 판시하고 있음(대법원 2009.5.28. 선고 2008다85147 판결). 

다만 주주총회 결의사항 중 등기사항이 있는 경우 공증인의 인증을 받은 주주총회 의사록이 첨부되어야 하는데, 그 인증방법 중 “청문인증(서면공증)” 방법(그 외에 공증인이 총회에 직접 참석하여 검사하는 “참석인증” 방법이 있음)을 취할 경우 해당 등기사항에 관한 결의에 필요한 정족수 이상의 자로부터 인증을 위한 위임장과 인감증명서를 받아서 공증인에게 인증을 받아야 함을 설명하는 자료가 일부 있음. 

따라서 이러한 경우라면 인증을 위해서, 결의에 필요한 정족수 이상의 자로부터 인증을 위한 위임장 및 인감증명서가 필요하다고 설명하는 자료에 따른 결우, 회사는 미리 공증인에게 이를 확인하여 처리해야 할 것으로 보임.

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