주주명부 보존의무 여부 및 보존기간

주주명부 보존의무 여부 및 보존기간

￭ 질문요지
소액주주가 과거의 주주명부 열람등사청구권을 행사할 수 있는지 문의하고 있음. 
그러면 최근의 주주명부 이외에도 과거의 주주명부를 회사는 보존해야 할 의무가 있는지?

￭ 내용설명
상법은 주주의 단독주주권으로서 그리고 회사채권자의 권리로서 주주명부 등의 서류에 대한 열람⋅등사 청구권을 인정하고 있음. 
다만, 제391조의3 제4항(이사회의사록) 및 제466조 제2항(회계장부)과 달리 회사가 주주의 열람⋅등사 청구를 거절할 수 있다는 명문의 규정이 없음(상법 396조).

이러한 주주명부는 주식, 주권 및 주주에 관한 현재의 상황을 나타내기 위하여 상법에 근거해 회사가 작성하는 장부이며, 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로 상업장부에는 해당하지 아니함. 

상법상 상업장부 및 영업 관련 중요서류는 10년간 보존의무가 있고, 이와 달리 전표 및 유사 서류는 5년간 보존하도록  규정하고 있으나(상법 33조 1항), 주주명부는 별도의 보존의무 규정을 두고 있지 않음. 

회사는 가장 최근 시점의 기준일 또는 명부폐쇄기간에 따른 주주명부가 아닌 과거의 주주명부를 반드시 보존하여야 할 의무는 없음. 

현재의 주식 및 주권, 주주 등에 대한 현황이 아닌 과거의 주주명부는 상법상의 비치 및 공시의무(상법 396조 1항)가 있는 주주명부에 해당하지 않음. 

현재는 주주 아닌 자들의 개인정보가 포함된 과거의 주주명부는 열람 ․ 등사청구권의 대상(상법 396조 2항)이 아니고, '회계의 장부와 서류'에도 속하지 아니하므로 회계장부 열람·등사청구권의 대상도 아님(상법 466조 1항).

판례도 현재 시점의 주주가 아닌 과거 주주들의 개인정보가 포함된 과거의 주주명부는 주주명부열람ㆍ등사 청구권의 대상이 아니므로보존의무는 없는 것으로 판시하고 있음(서울고등법원 2015. 8. 13. 2014나2052443) .

다만, 과거의 주주총회 승인사항 등과 관련하여 분쟁(결의무효의 소 등)이 발생하는 경우, 이에 대한 입증자료로서 당시의 주주명부가 필요한 경우가 있으므로, 회사로서는 필요에 따라 이를 일정기간 동안 보존할 수 있음.

실무는 정기주주총회에서 승인된 재무제표에 관한 이사 및 감사의 책임해제는 승인 후 2년이 경과하여야 하므로(상법 450조) 재무제표에 대한 책임해제(2년) 기간 내에 주주의 책임추궁이 발생한 경우 그 주체인 주주를 확인할 수 있도록 해당기간 동안 주주명부를 보존하기도 함.

참고로 회사의 장부 기타 영업과 청산에 관한 중요한 서류는 청산종결 등기 후 10년간 보존하여야 하며, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 보존하도록 하고 있음(상법 541조 1항).

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