상장회사가 의결권 대리행사 권유를 할 경우에 '의결권 모집회사'를 이용하여 대행하게 하는 경우

상장회사가 의결권 대리행사 권유를 할 경우에 '의결권 모집회사'를 이용하여 대행하게 하는 경우

상장회사가 의결권 대리행사의 권유행위를 제3자(의결권 권유 대행업체)에게 위탁하는 경우에는 자본시장법에 따라 의결권 대리행사 참고서류를 미리 제출한 후에 의결권 대리행사 업체를 활용하여 주주의 위임장을 받을 수 있음.

1. 권유자가 권유행위를 제3자에게 위탁하거나 의결권 행사를 대리시킬 경우

 즉 회사(의결권 대리행사 권유자)가 소속 임직원 외에 제3자인 대행업체에게 의결권 대리행사의 권유행위를 위탁하는 경우에는 의결권 대리행사 참고서류에 위탁업무의 내용 및 수탁자에 관한 사항을 기재하여야 함.

이와 함께 권유자가 직접 주주총회에 출석하여 위임된 의결권을 행사하지 아니하고 대리인을 통해 행사하는 경우에는 대리인의 성명, 그 대리인이 소유하고 있는 주식의 종류 및 수, 그 대리인과 해당 주권상장법인과의 관계 등을 참고서류에 기재하여야 함.

2. 개인정보보호법상 유의사항

개인정보보호법(제26조)은 제3자에게 개인정보의 처리업무를 위탁하는 경우 위탁업무 내용과 수탁자를 인터넷홈페이지에 공개하도록 규정하고 있음.
따라서 권유자가 제3자에게 권유행위를 위탁하면서 개인정보에 해당하는 주주명부를 제공할 경우 위 참고서류 기재와 별도로 홈페이지에 관련내용을 공개하여야 함.
        

3. 의결권 대리행사 권유제도

의결권 대리행사 권유제도는 주권상장법인의 10인 이상 주주에게 의결권 대리행사 권유를 하고자 하는 자는 권유행위를 하기 2영업일 전에 위임장 용지 및 참고서류를 금융위(금융감독원)와 거래소에 미리 제출하는 등 법상 정해진 절차(정당한 위임장 용지 사용, 권유기간 등)를 준수하여야 함.

자본시장법상 위임장용지 등 교부대상 권유하는 것은(자본시장법 152조)는 의결권 대리행사 권유행위이며, 이러한 행위를 하기 위해서는 권유의 상대방(이하 “피권유자”)에게 위임장용지 등을 교부하여야 함.
 구체적으로
 -  자기 또는 제3자에게 의결권의 행사를 대리시키도록 권유하는 행위
 - 의결권의 행사 또는 불행사를 요구하거나 의결권 위임의 철회를 요구하는 행위
 - 의결권의 확보 또는 그 취소 등을 목적으로 주주에게 위임장 용지를 송부하거나, 그 밖의 방법으로 의견을 제시하는 행위를 말함.

다만, 예외적으로 의결권 대리행사 권유행위에 해당하더라도 일정한 경우는 의결권 대리행사 권유행위로 보지 아니하며(자본시장법 시행령 161조), 구체적으로 
  - 해당 상장주권의 발행인(그 특별관계자를 포함)과 그 임원(그 특별관계자를 포함) 외의 자가 10인 미만의 피권유자에게 그 주식의 의결권 대리행사를 권유하는 경우
- 신탁, 그 밖의 법률관계에 의하여 타인의 명의로 주식을 소유하는 자가 그 타인에게 해당 주식의 의결권 대리행사의 권유를 하는 경우
- 신문･방송･잡지 등 불특정 다수인에게 광고를 통하여 권유행위를 하는 경우 그 광고내용에 해당 상장주권의 발행인의 명칭, 광고의 이유, 주주총회의 목적사항과 위임장 용지･참고서류를 제공하는 장소만을 표시하는 경우를 말함.

의결권 대리행사 권유를 하기 위새서는 참고서류 등의 제출해야 하는데(자본시장법 153조),
의결권 대리행사를 권유하고자 하는 자는 위임장용지와 참고서류를 피권유자에게 제공하기 2영업일 전까지 그 사본을 금융위와 거래소에 제출하여야 함.

참고서류 제출은 금융감독원의 전자공시시스템(DART)를 통해 전자문서를 제출하면 금융위 및 거래소에 제출한 것으로 간주되며, 기간 계산에 있어 공휴일, 근로자의 날, 토요일은 2영업일 산정에서 산입하지 않음(자본시장법 시행령 164조)