이사회의사록의 기명날인을 전자서명으로 하는 것의 가능 여부

이사회의사록의 기명날인을 전자서명으로 하는 것의 가능 여부

￭ 질문요지
이번에 당사는 이사회의사록 서명 관련하여 전자서명 방식을 도입 검토 중에 있음.

우려되는 점은 정관 내 이사회 의사록 조항에 '출석 이사가 기명날인 또는 서명하여야 한다'라고 되어 있는데, 전자서명 도입이 가능한 것인지?

만일 현재 정관상 전자서명이 불가할 경우, 전자서명을 도입하려면 정관을 변경해야 하는지 여부와 변경할 경우 정관 정비의 문구가 구체적으로 어떻게 규정해야 하는지?

￭ 내용설명
1. 전자서명과 관련하여 전자서명법에 따르면 ‘다른 법령에서 문서 또는 서면에 서명, 서명날인 또는 기명날인을 요하는 경우 전자문서에 공인전자서명이 있는 때에는 이를 충족한 것으로 본다.’고 규정하고 있으며(전자서명법 3조 1항), 공인전자서명 외의 전자서명은 당사자간의 약정에 따른 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가지는 것으로 규정하고 있음(전자서명법 3조 3항).

또한 상법상 주식회사 또는 유한회사의 설립등기의 신청시 그 신청인 또는 그 대표자나 대리인이 기명날인(전자문서에 의한 신청 시에는 전자서명) 하여야 한다(상업등기법 19조)고 규정하고 있어 전자서명이 인정되고 있음.

따라서 회사가 전자서명 시스템을 구축하여 본인만이 할 수 있는 공인전자서명을 할 수 있도록 한 경우에 이사회 의사록에도 전자서명이 가능할 것으로 보임.

2. 회사가 전자서명을 도입할 경우 정관변경을 해야 할 필요는 없음. 회사는 전자서명법 3조 1항과 상업등기법 19조 등에 따라 전자서명을 할 수 있는 시스템을 구축하여 활용하면 되며, 다만 회사의 전자서명에 도입에 대하여 이사회 규정이나 회사 내규로 규정할 경우 보다 명확한 근거가 될 수 있을 것임.

￭ 참고
[전자서명법 제3조(전자서명의 효력 등)]
① 다른 법령에서 문서 또는 서면에 서명, 서명날인 또는 기명날인을 요하는 경우 전자문서에 공인전자서명이 있는 때에는 이를 충족한 것으로 본다.
② 공인전자서명이 있는 경우에는 당해 전자서명이 서명자의 서명, 서명날인 또는 기명날인이고, 당해 전자문서가 전자서명된 후 그 내용이 변경되지 아니하였다고 추정한다.
③ 공인전자서명 외의 전자서명은 당사자간의 약정에 따른 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다. 

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